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如何提高工作效率

living 挑战自我 来源:有书共读 1139次浏览 已收录 0个评论

1、文章简介

如何提高工作效率,一句话回答,那就是:尽可能多做深度工作,少做肤浅工作。

详细论证它,我们需要4步:

第一步,需要证明深度工作是有巨大价值的,而肤浅工作价值是有限的,所以要多做深度工作;

第二步,你需要为所有工作做好规划,并且在规划中给深度工作更多配额;

第三步,分清楚你的工作的深度程度,找到真正的深度工作内容;

第四步,向老板申请肤浅工作的预算。

我们逐条来看。

如何提高工作效率

2、古今中外,很多牛人都采用深度工作的方法,在各行各业都取得了不错的成就

但是对肤浅工作的低价值,大家可能没有一个直观认知。

2007年的时候,软件公司37signals做了一个实验:将每周5天工作制缩短成4天。没有想到工作日少了一天,但是工作量竟然一点都没有少。

于是这之后,他们规定每年的5月到10月,除了售后,其他员工只需要从周一工作到周四。

这家公司的的创始人之一道出了这件事的有趣之处。

他说:“很少有人能做到一天工作8个小时。在充斥着各种会议、干扰、网页浏览、办公室政治和私人事务的一个普通工作日里,能够专心工作几个小时就已经很幸运了。

更少的正式工作时间有助于挤压出更高的效率。如果每个人都只有更少的时间完成任务,他们就会更加尊重时间。

人会变得珍惜时间,而这是一件很好的事情。他们不会把时间花在无关紧要的事情上。如果拥有的时间变少,你就会更智慧地利用时间。”

把这段话翻译一下,那就是这家公司的员工,深度工作时长几乎没变,变化的是肤浅工作的时长,肤浅工作在工作日减少后变少了。

所以结论就是那些原来看似十分紧急的浮浅工作其实是无关紧要的。那么顺理成章,我们应该多分配时间给深度工作。

当然这里面有一点需要注意,肤浅工作并不是一无是处,有的是必要的。

但是从价值的产出角度来看,肤浅工作不如深度工作重要。

3、凡事预则立不预则废

中国有句古话叫做,凡事预则立不预则废。这说明定计划的重要性。如果你不定计划,做得很随意,那么时间就在浑浑噩噩中被浪费掉了。

相信大家都有过这样的体会,如果你一大早就知道一天要做什么,那么你工作的方向就不会脱离正规,但是如果你从头到尾都没有计划,那么一天下来很有可能连做了什么都不知道。

我们要多做深度工作,那么首先就是要做计划。作者的建议比较详细,本文不再赘述,我们只说有两个需要注意的地方。

第一是当你制作出这样的计划表的时候,不要害怕预估错误。

比如说你计划9点到10点完成某个任务,10点到12点完成另一个任务,但是假如你第一个任务就超时了,你11点半才做完,那这个计划是不是没有意义了?

不是,做计划并不是要你必须这样完成,有和计划不符的情况时,我们修改计划就可以了。

换句话说,我们是用计划来应对变化的。计划表是为了引导你一天的工作的。

其次,你列好计划了,突然又来了新的事情,不要紧,在你的计划上把新任务添加上,或者修改一下你的计划。

总之,你的目标是掌握对工作的主动权,而不是维持既定计划。

不过这个计划要试着留出备用时间,主要是为了缓冲意外情况的。

除此之外,还有一个原则,如果你突然有了一个非常重要的想法,或者是有一个特别的契机,对完成你的深度工作有帮助,那么你都可以把制定好的计划甩开,而把这个重要的事情,当成是最主要的工作。

因为这样的工作,很有可能是深度工作中最关键的部分。

总之,虽然我们的计划总是可能会变,但是这个习惯的重要意义在于掌控你的工作,这样你就可以主动减少一些肤浅工作的干扰而专注于深度工作。

否则由于你没有计划,你就会被肤浅工作牵着鼻子走。

如何提高工作效率

4、深度工作和肤浅工作,并没有一个明确的分界线

因此有很多工作深度的程度是很模糊的,所以我们需要在计划中分清楚这二者的区别。

卡尔•纽波特介绍了一个评判小技巧。他说如果你看到一个任务,就问自己:“要让一个刚毕业还没有在该领域接受特别训练的大学生完成这项工作需要几个月?”

比如说,写一个学术文章,一个刚毕业的大学生可能要半年的时间,要是说做一个公司季度销售分析,那这个问题就可能一个月就够了。

比较而言,假如写学术文章和公司销售分析这两件事你都需要做,那么前者的深度程度就更高一些。

一个简单的结论是,需要大量专业技能的极有可能是深度工作。那么这样的工作就应该给更多的时间分配。

知道了怎样准确地对工作进行分类,那就可以在计划上分配更多时间,但是你在现实生活中工作,不仅仅是做计划这么简单,你还需要和上级沟通。不然的话,你很多事情是没法执行的。

你的工作会涉及与很多人的合作,如果都按照你的规矩来办,压缩肤浅工作,那么势必会与其他人的节奏产生矛盾。那么接下来的问题就是如何向老板申请肤浅工作预算。

5、说服老板不必参加很多肤浅工作

首先,要和老板说明你对工作的深浅程度的看法,因为大部分人其实没有意识到肤浅工作给日程计划带来的整体影响。

你可以从对专注力的破坏,以及对深度工作时间上的压缩两个方面来说服你的老板。这点根据我们之前共读的部分,可以轻易地得到极有说服力的结论。

将你的意图表述清楚以后,建议你最好做出以结果为导向的承诺。

这样你就可以按照成果来汇报工作,而不必参加很多肤浅工作内容。

总之,你要对全是肤浅工作的项目说不,其次,减少各种项目的肤浅部分投入,第三,全身心投入到你的深度工作之中。

如果这时候老板觉得你就应该做肤浅任务,那么有可能说明这份工作本身就不需要深度能力,那么联系我们第一天共读的内容,说明这有可能是一份成长性有限的职业,卡尔•纽波特建议你转岗,寻找新的机会。


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